Privacy
Gepubliceerd 11-06-18
versie 2.018.06
Total Sonic B.V. gevestigd aan Boekweitstraat 3, 2153 GK te Nieuw-Vennep (hierna ‘Total’, ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘onze’) verwerkt persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke zoals deze staat beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wat zijn persoonsgegevens en welke verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle informatie waarin een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd. De persoonsgegevens die wij mogelijk van u kunnen verwerken zijn onder meer:
- Basisinformatie; voor- en achternaam, titel, geslacht, geboortedatum, het bedrijf waarvoor u werkt en/of functie.
- Contactgegevens; adressen, telefoonnummer of e-mailadres
- Financiële gegevens zoals uw bankrekeningnummer.
- Technische gegevens; IP-adres, OS, apparaat waarmee u onze website bezoekt en bekijkt.
- Accountgegevens van afgenomen producten of diensten, facturen en betalingen.
- Persoonsgegevens die u aan ons overhandigt als bij ons solliciteert, werkt of diensten als derde verricht zoals; opleidings- en loopbaangegevens, kopie legitimatie, BSN, VOG-screening.
- Alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen;
Hoe verkrijgen wij u gegevens?
In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van u zelf, bijvoorbeeld tijdens een bezoek of marketing event, als u ons een opdracht geeft, als u onze website bezoekt, een formulier op onze website invult, bij ons solliciteert, uw visitekaartje aan ons geeft of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact met u.
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij of van derden bijvoorbeeld via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) of uit openbare bronnen en websites.
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
In alle relaties die wij aangaan zijn persoonsgegevens nodig om uiteindelijk de best mogelijke dienstverlening en samenwerking te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Verkoop en logistiek
Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor acquisitie en de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van een opdracht (invoeren opdracht, aanmaken factuur, pakbon en vrachtbrief, tevens het uitvoeren van reparaties en kwaliteitscontroles).
Nakomen wettelijke verplichtingen en (beroeps)regels
Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor geldende regelgeving en beroepsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen.
Marketing- en business development doeleinden
Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie, publicaties of uitnodigingen. Dat doen wij ook om de relatie met onze klanten, partners, leveranciers en overige relaties te onderhouden.
Gebruik en verbetering van onze website
Op onze website kunt u zich aanmelden voor een nieuwsbrief. Ook kunt u zich registreren als gebruiker; u kunt dan uw nieuwsbriefvoorkeuren en uw eventuele deelname aan onze events beheren. Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen en analyseren we het surfgedrag van de bezoekers op onze website.
Deelname aan onze events
Bij aanmelding voor een van onze events vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gebruiken wij om uw aanmelding te bevestigen, u op de hoogte te houden van het betreffende event, uw aanwezigheid te registreren en u een deelnamebewijs toe te kunnen sturen.
Tevredenheidsonderzoeken
Wij vinden het belangrijk om te weten wat u van onze dienstverlening vindt. Daarom kunnen wij u uitnodigen om een klanttevredenheidsonderzoek in te vullen. Ook kunnen wij u na een bezoek aan een van onze events een uitnodiging sturen om het betreffende event te beoordelen.
Acquisitie
Om ons netwerk te vergroten en u te kunnen informeren over onze producten en diensten, kan het zijn dat wij openbare gegevens gebruiken om uw te benaderen met relevante informatie.
Gebruik RMA & Order portal
Onze klanten en relaties kunnen tegen betaling gebruik maken van onze RMA & order portal. U dient daarvoor een account aan te maken op onze website, zodat wij bij uw bezoek weten wie u bent.
Toegangscontrole en beveiliging
Bij bezoek aan een van onze kantoren noteren wij bij aankomst uw naam. Op deze manier weten we bij een calamiteit wie bij ons te gast zijn en zorgen we ervoor dat zich geen onbevoegden in het gebouw bevinden. Bij de entree van ons kantoor te Nieuw-Vennep worden camerabeelden gemaakt. Deze beelden worden niet opgeslagen.
Sollicitaties en recruitment
Om uw (open) sollicitatie te kunnen behandelen, vragen wij om uw persoonsgegevens. De gegevens die u met ons deelt via e-mail, sollicitatiebrief, (telefoon)gesprekken, bewaren wij tot uiterlijk 1 kalendermaand vanaf het sluiten van de sollicitatieprocedure. Mochten wij in de
toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. Met een termijn van maximaal één jaar.
Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?
Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:
- Voor de uitvoering van een overeenkomst;
- Vanwege een wettelijke verplichting;
- Met uw toestemming;
- Vanwege een gerechtvaardigd belang.
- Acquisitie, mogelijkheden en kansen om ons netwerk te vergroten
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:
- Om onze logistieke diensten te kunnen verlenen, bijvoorbeeld bij het overhandigen van een zending aan derde transporteur.
- Toetsing bij een debiteurenverzekeraars zoals Atradius
- Externe leveranciers die wij inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring, zoals onze ICT-leveranciers of een vertaalbureau;
- Derde partijen die betrokken zijn bij de hosting of organisatie van onze events;
- Leveranciers of fabrikanten waarvan uw (in)direct producten of diensten hebt afgenomen
Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG. Als een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens Total Sonic, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de AVG.
Als een van onze externe leveranciers persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, dan zal onze schriftelijke overeenkomst met hen passende maatregelen omvatten, meestal standaard contractbepalingen.
Cookies
Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die jouw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer je onze website gebruikt.
Wij gebruiken de volgende cookies:
- Functionele en/of noodzakelijke cookies
Functionele cookies zorgen ervoor dat onze webwinkel correct functioneert. Denk bijvoorbeeld aan functionaliteiten zoals een artikel in je winkelwagentje leggen of je bestelling betalen. - Analytische cookies
Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen we met hulp van derden het surfgedrag van onze websitebezoekers.
De verzamelde gegevens zijn geanonimiseerd en zodoende nooit terug te herleiden naar een persoon. - Cookies van derden
Via onze website worden ook cookies van derden geplaatst. Op het gebruik van cookies door andere bedrijven is het privacy- en cookiebeleid van het desbetreffende bedrijf van toepassing.
Voor de cookies die deze partijen voor marketingdoeleinden plaatsen, verwijzen wij je naar de verklaringen op de websites van deze partijen. Omdat de verklaringen regelmatig kunnen wijzigen, raden wij je aan deze privacy- en cookieverklaringen regelmatig te raadplegen. De volgende partijen plaatsen op onze webwinkel cookies: Facebook, Google
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd.
Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.
Hoe zijn de persoonsgegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.
Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op via privacy@totalsonic.nl.
Welke rechten heeft u?
U kunt de persoonsgegevens die wij van u verwerken inzien. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).
Het is mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen en/of beroepseisen te voldoen of vanwege andere uitzonderingen, zoals de rechten en vrijheden van derden of het belang een juridische procedure te kunnen voeren. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.
Contact met ons opnemen
Als u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u (schriftelijk) contact met ons opnemen via: privacy@totalsonic.nl of Total Sonic, Boekweitstraat 1B, 2153 GK Nieuw-Vennep.
Omdat wij deze verklaring van tijd tot tijd kunnen aanpassen raden wij u aan om deze pagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van de wijzigingen. Als we onze privacyverklaring ingrijpend veranderen dan publiceren wij dat ook via een duidelijk bericht op onze website. Als wij uw gegevens voor een andere verwerking willen gebruiken, dan zullen wij u actief informeren.
